Organizujesz wyjazd firmowy i chcesz mieć pewność, że wszystko będzie dopięte na ostatni guzik? Czytając ten artykuł dowiesz się czego unikać przy planowaniu tego typu przedsięwzięć, a przy tym jak zapobiec popularnym błędom w tym temacie.
- Zadbaj o dobry plan
Wiele osób zdaje sobie sprawę z roli, jaką odgrywa rzetelne zaplanowanie wyjazdu, jednak łatwo popaść w dwie skrajności, gdy taki plan sporządzamy. Po pierwsze – plan nie może być wypełniony co do minuty i należy pamiętać o sytuacjach nieprzewidywalnych takich jak przedłużone spotkanie czy problem z transportem. Po drugie – plan nie może być jednak zbyt luźny, gdyż wówczas nie będzie spełniał dobrze swojego zadania – a chcemy mieć przecież wszystko pod kontrolą.
- Zarezerwuj wszystko wcześniej
Poczynając od lotów, które na popularnych trasach często zostają szybko wyprzedane, przez organizację hotelu, na ewentualnych dodatkowych zajęciach rozrywkowych kończąc. Dbając o to, aby załatwić to wszystko wcześniej unikniemy zawyżonych cen i wiele stresu.
- Postaraj się umieścić wszystko w jednym miejscu
Czasem jest to niemożliwe, ale dokonując rezerwacji warto zadbać, żeby wszystkie a przynajmniej większość elementów podróży było blisko siebie. Poszukaj restauracji przy hotelu, zdobądź informacje na temat dodatkowych rozrywek w pobliżu, które w razie nieprzewidzianych sytuacji, będzie można wykorzystać.
- Zrób backup
Utwórz kopię zapasową wszystkich ważnych informacji. Dzięki obecnej technologii większość z nas w dużym stopniu polega na swoich smartfonach i urządzeniach cyfrowych. Jednak w zależności od tego, dokąd podróżujesz, może nie być łatwo dostępnego telefonu lub internetu. Jeśli polegasz na swoich urządzeniach cyfrowych i tam są wszystkie bilety, prezentacje i dokumenty, zachowaj kopię zapasową wszystkich ważnych informacji na swoim laptopie lub USB. Jeśli naprawdę chcesz czuć się bezpiecznie, możesz również wydrukować papierowe kopie wszelkich ważnych dokumentów i przechowywać te dokumenty w pliku z dokumentami podróży.
- Po wszystkim zrób podsumowanie
Podsumowanie po podróży służbowej jest tak samo ważne jak dobre jej przygotowanie. Omówienie odbytej podróży da firmie wiele korzyści i możliwości do rozwoju. Przeprowadź szczerą rozmowę i poznaj punkt widzenia pozostałych o tym czy wszystko poszło dobrze i co mogło być lepsze. Pamiętaj, aby sprawdzić pokwitowania, zrobić notatki i jak najszybciej złożyć wniosek o zwrot kosztów.
