Zapytanie ofertowe, to niezbędny dokument dla agencji eventowej. Jest to nieskomplikowana rzecz, zawierająca niezbędne informacje, a jednak czasami napisanie oferty sprawia niemałe problemy. Źle skonstruowane zapytanie wydłuży czas pracy i komunikacji między klientem a agencją eventową. Stworzenie kompletnego zapytania ofertowego jest kluczowym i niezbędnym elementem przy organizacji każdego wydarzenia, czy to będzie konferencja i impreza integracyjna. Zawartość merytoryczna dla agencji jest bardzo ważna, ponieważ nie marnuje czasu swojego oraz klienta na zadawanie pytań, tylko od razu zabiera się do pracy. Dla wielu osób napisanie dobrego zapytania nie jest wcale takim prostym zadaniem, dlatego przedstawiamy najważniejsze elementy merytoryczne, które powinny być zawarte w tym dokumencie.

Zapytanie ofertowe- wzór:

  1. Termin wydarzenia – Bez wątpienia najważniejszy i istotny element. Określamy tutaj dokładny termin eventu oraz alternatywne terminy wyjazdu.
  2. Miejsce organizacji spotkania – Wskazując miejscowość lub region, dajemy punkt odniesienia dla firmy.
  3. Liczba uczestników – Niezbędna informacja dla przyspieszenia tworzenia planu i wyznaczenia kosztów.
  4. Jeśli konferencja czy inne spotkanie ma trwać kilka to niezbędny będzie nocleg. Musimy zawrzeć informacje, czy ma być zorganizowany, na ile osób i ilu osobowe mają być pokoje.
  5. Większość wydarzeń trwa zdecydowanie dłużej niż sześć godzin, dlatego warto zawrzeć informacje o posiłkach. Ile ma ich być w ciągu dnia? Preferencje uczestników, czyli różnorodność, a może potrawy ‘vege’. Warto zawrzeć wszystkie istotne sprawy dotyczące posiłków.
  6. Informacja o tym czy będzie potrzebny transport zorganizowany czy nie. Zawsze powinna być zawarta.
  7. Program wydarzenia – W kilku punktach opis agendy spotkania + Czas trwania, czas wolny, atrakcje itp. Pozwoli, to na szybkie i efektywne rozłożenie logistyki wydarzenia.
  8. Założony budżet – Firmy zlecające organizację eventu z reguły nie podają kwoty budżetu, co jest błędem. Zakładając jakiś zakres umożliwiamy prace agencji i dopasowanie atrakcji, noclegu i innych elementów spotkania do finansów. Jeśli nie podajemy budżetu, to oczywiście agencja stworzy dla nas ofertę, ale może ona przekraczać nasze założenia wstępne. To marnowanie czasu, ponieważ event manager musi zmieniać całą ofertę i pisać od nowa.
  9. Informacja o usługach i atrakcjach – To nic innego jak dodanie do oferty usług czy atrakcji, z jakich uczestnicy chcieliby skorzystać w czasie wolnym bądź w ramach integracji pracowników czy imprezy dla firm. (Warto, również zawrzeć informacje o atrakcjach, z jakich firma korzystała już wcześniej, aby nie powielać schematów i uatrakcyjnić wyjazd).
  10. Dodatkowe informacje – W tym miejscu można zawrzeć kwestię, które są dla naszej firmy istotne, czyli na przykład:-filmowanie konferencji, przykładowo za pomocą drona,
    -gadżety reklamowe (długopisy, notesy itp.),
    -informacja o uczestnikach z niepełnosprawnością (dostosowanie sali, hotelu do potrzeb),
    -oraz wszystkie informacje, które pomogą w tworzeniu idealnego scenariusza.

Dobrze napisany zestaw informacyjny, to początek dobrej komunikacji pomiędzy klientem, a agencja eventowa. Nie bójmy się wysyłać zapytania ofertowego, to nie jest żadna tajemnica, a jest niezbędnym elementem tworzenia scenariusza imprezy. Dzięki niemu nasza oferta będzie ciekawsza, dopracowana i dopasowane do naszych potrzeb oraz dostosowana do ram naszego budżetu. Wiąże się to, również z czasem, który tak jak dla zleceniodawcy tak i dla zleceniobiorcy jest bardzo istotny i cenny. Tak, więc piszmy zapytania ofertowe i dobrze bawmy się na świetnie zorganizowanym evencie!

 

W temacie briegu eventowego sprawdź zakładkę: Brief eventowy