Decyzja o najlepszym miejscu wydarzenia ma kluczowe znaczenie dla ogólnego sukcesu imprezy. Planowanie miejsca wymaga czasu, ale nie musi być zniechęcające. Organizując wydarzenie, stajesz przed wieloma decyzjami. Wybór miejsca to będzie miała największy wpływ na wydarzenie. Data wydarzenia, opcje cateringowe i wrażenia uczestników… wszystko zależy częściowo od wybranego miejsca. Czego szukać w miejscu i jak zrobić to właściwie? Zakładając, że został już wybrany rodzaj planowanej imprezy i jej cel, na początku procesu wyboru samego miejsca należy wziąć pod uwagę wiele innych czynników.

Lokalizacja

W przypadku wydarzenia lokalnego możesz szukać miejsca w rozsądnej odległości od domów lub miejsc pracy większości uczestników. Jeśli wielu uczestników będzie podróżować spoza miasta, korzystne będzie miejsce w pobliżu lotniska lub hoteli. W każdym przypadku nie zapomnij wziąć pod uwagę dojazd i opcję parkowania. W przypadku festiwalu z wydarzeniami równoległymi i szeroką przestrzenią warto pomyśleć o mapkach dla wygodnej nawigacji dla uczestników.

Dostosowanie

Dostępność obejmuje wszystkie możliwości danego miejsca i jego udogodnień dla wszystkich, zwłaszcza osób o specjalnych potrzebach. Zorientuj się czy przestrzeń jest odpowiednio dostosowana do osób z niepełnosprawnościami. Jeśli przewidujesz, że na imprezie obecne będą dzieci zadbaj, aby dla nich także przestrzeń była bezpieczna i dostosowana do potrzeb.

Koszt i dostępność terminów

Jeśli mamy kilka opcji do wyboru miejsca imprezy, dobrym wyznacznikiem może być koszt i elastyczność dat wynajęcia danej przestrzeni. Jest to też przestrzeń na negocjacje i przedstawianie konkurencyjnych ofert.

Rozmiar

Musisz wiedzieć ile osób zmieści się na danej powierzchni. Istnieją przepisy bezpieczeństwa, które oceniają jakie jest minimum przestrzeni dla danej ilości osób. W przypadku wydarzenia organizowanego w plenerze zasady nie są tak sztywne jak w przypadku imprez w budynku, jednak w obu opcjach trzeba znać wymagania.

Klimat miejsca

Ważne jest, aby miejsce pasowało do idei wydarzenia. Upewnij się, że przestrzeń jest dostosowana do Twoich wymagań i docelowych odbiorców.

Parking

Zorientuj się czy dane miejsce ma parking. Jeśli nie, to czy w pobliżu znajdują się parkingi, z których mogą korzystać uczestnicy?