Pierwszym krokiem jaki należy podjąć przy organizacji konferencji jest rzetelne opracowanie projektu budżetu naszego wydarzenia. Dzięki temu będziemy w stanie przewidzieć ile środków należy przeznaczyć na samą konferencję oraz jej organizację. Drugi krok, to stworzenie listy uczestników naszego przedsięwzięcia. Wybór odpowiedniej lokalizacji to kolejny etap w zorganizowaniu tego typu wydarzenia.
Oczywiście odpowiednio wcześniej należy zaplanować ile osób będzie na naszej konferencji. Dzięki temu będziesz w stanie idealnie dobrać odpowiednią powierzchnię, a Twoi goście nie będą narzekać na brak miejsc. Przy wyborze miejsca pamiętaj, że niezwykle ważną kwestią jest sprawdzenie jego wyposażenia. Taka informacja przyda Ci się chociażby do podjęcia decyzji o tym, czy należy wynająć dodatkowe nagłośnienie czy zapewni Ci je lokal, czy oświetlenie i wszystkie oferowane przez miejsce sprzęty są sprawne, czy parking jest dostępny do dyspozycji gości czy chociażby wiele innych kwestii.
Kolejną niezwykle istotną kwestią jaką musisz ustalić jest czas trwania Twojej konferencji. Najkrótsze z nich trwają od 45 minut do 2 godzin, a np. konferencje naukowe mogą nawet trwać do kilku dni. Ustal czy temat Twojej konferencji wymaga kilku spotkań czy wszystko jesteś w stanie zorganizować zaledwie w kilka godzin. Co więcej tutaj niezwykle istotną rolę odgrywa też budżet. Jeśli ten nie pozwala na zorganizowanie konferencji dłuższej niż jeden dzień, to niestety nie będziesz w stanie nic z tym zrobić. Kolejny etap w organizacji takiego wydarzenia to wybór cateringu i zakwaterowania. O ile ta pierwsza opcja jest wymogiem na niemal każdej konferencji o tyle ta druga będzie nas dotyczyła wyłącznie wtedy, kiedy nasze przedsięwzięcie będzie trwało dłużej niż jeden dzień.
Jeśli na swoje wydarzenie zapraszasz gości zza granicy to koniecznie pamiętaj o tłumaczu. Kolejna istotną kwestią jest ustalenie który z gości co ma mówić. Chociaż ten punkt wydaje się zbędny to nic bardziej mylnego. Nie ma podczas konferencji nic gorszego jak prelegent lejący przysłowiową wodę lub mówiący nie na temat.
Przy organizowaniu tego typu wydarzenia musisz również pamiętać o tym, żeby wysłać odpowiednio wcześniej zaproszenia. Jeśli chcesz, aby Twoja konferencja cieszyła się dużą liczbą gości to musisz pamiętać o tym, aby zaproszenia wysłać odpowiednio wcześniej. Żaden z gości nie będzie przecież zadowolony kiedy wyślesz mu zaproszenie dzień przed rozpoczęciem wydarzenia. Kolejnym etapem jest przygotowanie odpowiednich materiałów konferencyjnych. Pamiętaj o tym, że powinny być one dostosowane do potrzeb Twoich gości oraz powinny być spójne z tematem Twojego wydarzenia.
Jak wynika z powyższego tekstu przygotowanie konferencji to nie lada wyzwanie. Jeśli Cię ono przerasta to skontaktuj się z naszą firmą Whatevent. Zorganizujemy dla Ciebie konferencję podczas której wszystko będzie dopięte na ostatni guzik. Nie czekaj i skorzystaj z naszej pomocy.
