Tradycyjne konferencje odbywają się zazwyczaj w salach bankietowych lub konferencyjnych. Zorganizowanie jej na świeżym powietrzu daje wiele możliwości, a samo wydarzenie staje się bardziej klimatyczne. Wiążą się z tym pewnie wyzwania, ale przy dobrym planie można zapanować nad każdym aspektem. Jak dobrze zorganizować konferencję pod gołym niebem, aby żadne okoliczności nas nie zaskoczyły?

Sprzęt na konferencję outdoor

Ważnym elementem organizowania konferencji na świeżym powietrzu jest zaopatrzenie w dobrej jakości sprzęt techniczny. Należy zadbać o nagłośnienie oraz ekran do wyświetlania przygotowanych przez prelegentów prezentacji lub filmów.

Na plenerowej konferencji powinny znajdować się krzesła dla każdego uczestnika, skąd będzie można słuchać wystąpień i oglądać materiały. Przed rozpoczęciem warto sprawdzić widoczność z różnych odległości.

Konferencja plenerowa a warunki pogodowe

Pogoda potrafi zaskoczyć, czego świadomi są wszyscy organizatorzy wydarzeń odbywających się na zewnątrz. Ważne, aby zawsze być przygotowanym na każdą ewentualność i posiadać skuteczny plan zarządzania kryzysowego.

Jak poradzić sobie, kiedy w czasie konferencji pada deszcz lub wieje silny wiatr? Dzięki prognozie pogody można ograniczyć takie ryzyko do minimum i odpowiednio wcześnie zmienić lokalizację na wewnętrzną, jednak w razie nieprzyjemnej niespodzianki należy szybko przenieść wydarzenie do środka budynku. Zazwyczaj konferencje zewnętrzne odbywają się w pobliżu hoteli lub sali.

Sprawdzającym się coraz częściej rozwiązaniem jest wynajem dużego namiotu, który pomieści wszystkich gości i usuwa ryzyko deszczu do zera.

Jakie korzyści płyną z konferencji na powietrzu?

Dzięki organizacji spotkania konferencyjnego na dworze osiąga ono niepowtarzalny klimat. Świeże powietrze sprzyja skupieniu, a zaproszeni z pewnością ocenią pozytywnie cały przebieg i charakter.

Konferencja pod gołym niebem wzbudziła Twoje zainteresowanie? Już teraz możesz skontaktować się z naszą agencją, która gotowa jest zająć się kompleksową organizacją tego wydarzenia. Zadbamy o wypożyczenie sprzętu, namiotu, catering i miejsca dla gości.