Organizacja konferencji, to nie prosty, powielany schemat. Każde zlecenie wymaga wkładu pracy i innowacyjnych oraz kreatywnych rozwiązań, aby nie powielać tych samych schematów wydarzenia. Zacznijmy od tego, czym jest konferencja? Jest jednym z wielu instrumentów public relations i stanowi istotną część programu PR. Celem spotkania jest przekazanie istotnych informacji oraz przeszkolenie uczestników z nowego programu. Przygotowanie konferencji w zależności od rozmachu szacuję się od kilku dni do nawet kilku miesięcy. Warto zabierając się za organizacje ustalić próg rentowności, – czyli koszty zmienne i stałe, ponieważ jeśli przekroczymy jego próg, to nie czeka nas nic dobrego prócz rachunków, których nie było w planie.

Czym są koszty stałe w przypadku konferencji?

1. Wynajem sali konferencyjnej.
2. Wynajem konferansjera.
3. Ekipa organizująca konferencję.
4. Wynajem sprzętu: nagłośnienia, oświetlenia, podestów scenicznych.
5. Scenografia sceniczna.
6. Marketing i PR.
7. Wynajem dodatkowego sprzętu jak: krzesła, stoły.

Czym są koszty zmienne, na co trzeba zwrócić uwagę?

1. Catering-wyżywienie/napoje.
2. Dojazd uczestników.
3. Pakiety konferencyjne: teczki/ broszury/programy.

Oczywiście nie są to wszystkie koszty związane z organizacją konferencji i koszty zmienne jak i „stałe” mogą zmieniać się w zależności o tematu i wielkości konferencji. Są to tylko przykładowe elementy progu rentowności, na które trzeba zwrócić uwagę biorąc się za organizację konferencji.

Przedstawimy kolejne punkty organizowania konferencji.

  1. Określenie celu i grupy docelowej. Każde wydarzenie musi mieć wytyczony konkretny cel spotkania, w tym przypadku będzie to z pewnością jakiś temat lub wątek.
  2. Zaplanowanie budżetu. Jest to bardzo ważny element, o którym zawsze powinniśmy pamiętać, aby ułatwić pracę sobie i innym. Określając budżet, określamy wielkość i rozmach wydarzenia.
  3. Określenie liczby gości. Należy pamiętać o wszystkich osobach, które będą związane z tematyką spotkania. Pracownikach działu, przedsiębiorstwa, dział kadr itp.
  4. Wyznaczenie terminu konferencji. W tym punkcie warto zwrócić uwagę na dogodny termin, uwzględnić czy w firmie w tym czasie nie ma żadnych szkoleń czy otwarcia. Dopasowanie dogodnego terminu jest bardzo ważne, aby każdy gość mógł spokojnie przyjść i uczestniczyć w spotkaniu. Pamiętajmy, że jeśli konferencja trwa do godzin popołudniowych i późniejszych, to powinniśmy zagwarantować ciepły posiłek.
  5. Określenie czasu trwania. Każdy z uczestników chętnie będzie wiedział ile czasu zajmie dane posiedzenie i w jakich godzinach nastąpi przerwa.
  6. Dobór miejsca. To kluczowy element organizacji i trzeba zwrócić tutaj szczególną uwagę na takie czynniki jak: łatwy dojazd, wygoda siedzenia, miejsca parkingowe. Wiele firm skłania się do organizacji konferencji w siedzibie firmy, jednak lepiej jest wykorzystać sale konferencyjne, np. w hotelu, ponieważ dzięki temu pracownicy odrywają się na chwile od murów swojej firmy i mogą skupić się w stu procentach na temacie i nikt im nie przeszkadza albo nie dzwoni, że są niezwłocznie potrzebni.
  7. Jeśli decydujemy się na organizację poza murami firmy to trzeba zarezerwować salę, dane miejsce, aby się nie okazało, że na dzień konferencji wszystkie miejsca będą już zajęte.
  8. Przygotowanie listy uczestników i organizacja zaproszeń dla nich. Pamiętajmy o zawarciu najważniejszych elementów, takich jak: imię i nazwisko uczestnika, miejsce i czas, temat konferencji.
  9. Przygotowanie konferansjera. Aby konferansjer kompetentnie i profesjonalnie poprowadził nasze spotkanie, jesteśmy zobligowani dostarczyć mu materiały szkoleniowe, aby mógł się przygotować z danej tematyki. Zdecydowanie lepiej jest korzystać z usług konferansjerów niż przemawiać samemu, ponieważ spiker nie dość, że bezstresowo i entuzjastycznie przedstawi cały program spotkania, to przy okazji zabawi anegdotami uczestników, aby lepiej spędzili godzinne spotkania.
  10. Próba, czyli sprawdzenie, czy wszystkie elementy takie jak nagłośnienie, oświetlenie, telebimy, działają poprawnie i nie trzeba nic zmieniać.
  11. Określenie przebiegu konferencji, czyli przedstawienie kolejnych punktów programu. Mianowicie: przywitanie, przedstawienie gości, przekazanie tematu spotkania, zaproszenie do zadawania pytań, rozdanie materiałów szkoleniowych, określanie czasu przerwy, rozwinięcie tematu, przerwa, podziękowanie i pożegnanie. To kilka podstawowych podpunktów, na które każdy konferansjer powinien zwrócić uwagę i oczywiście przestrzegać ich.
  12. Punkty techniczne, kto zajmie się dekonstrukcją wydarzenia.

Konferencje są sposobem na przekazanie niezbędnych i istotnych informacji związanych z działalnością firmy oraz na budowanie struktur w działach przedsiębiorstwa. Budują pozytywny wizerunek firmy i marki. To spotkanie grupy ludzi w celu omówienia danego zagadnienia.

Zajmujemy się organizacją konferencji od A do Z. Przejdziemy za Ciebie przez wszystkie punkty organizacyjne. Zaoszczędzisz przy tym swój cenny czas i zapewnisz komfort i dobrą atmosferę spotkania dla uczestników, pracowników. Skorzystaj z naszych usług i zwiększaj swoje wyniki poprzez kompletne i profesjonalne konferencje i szkolenia.