Organizacja festiwalu jest możliwa tylko dzięki doskonałemu planowaniu. W przeciwnym razie jest ryzyko, że festiwal będzie kosztował więcej czasu i pieniędzy niż to konieczne. Organizacja festiwalu zaczyna się od ustalenia jednego lub kilku możliwych do osiągnięcia celów i określenia grupy docelowej. Gdy to już jasne, możesz przystąpić do tworzenia scenariusza festiwalu.
Jest to bardzo ważna część organizacji. Powinny zawierać się w niej zadania i obowiązki wszystkich zaangażowanych w to przedsięwzięcie. To jest ten moment, aby określić KTO, CO i KIEDY. Trzeba pamiętać, aby tę rozpiskę na bieżąco aktualizować, gdyż wiadomo, że pojawią się zmiany w miarę postępu planu.
Budżet
Aby przejść do kolejnych kroków, na początku trzeba ustalić budżet. Na początku może być on dosyć ogólny i dopiero po dokładnym sprawdzeniu, poczytaniu i rozmowach można określić w miarę realny, bardziej dokładny plan finansowy.
Lokalizacja
Wybór odpowiedniej lokalizacji na festiwal jest naprawdę ważny i tutaj również trzeba wziąć pod uwagę wiele aspektów. Lokalizacja musi być dostosowana do wielkości festiwalu. Na początku warto rozważyć wiele opcji i konsekwentnie sprawdzać czy spełniają oczekiwania. Zanim podejmiesz ostateczną decyzję, najpierw odwiedź dane miejsce, gdyż na zdjęciach nie wszystko może być widoczne.
Przygotowanie miejsca
Ten punkt obejmuje takie zadania, jak zamówienie scen, oświetlenia, nagłośnienia, ochrony, toalet, namiotów, dekoracji scenicznych, ogrodzeń, prądu i wody.
Rozrywka
Dostosuj rozrywkę do celu i grupy odbiorców. Zadbaj o zespoły / DJ-ów, które przemawiają do Twojej publiczności. Warto rozważyć też inne formy rozrywki.
Jedzenie
Catering wybierz na podstawie grupy docelowej imprezy. Sprawdź czy wybrana firma, spełnia standardy w zakresie przechowywania, transportu, przygotowania i dostawy żywności.
Dekoracje
Dekoracje mają ogromny wpływ na klimat imprezy. Dekoracje również powinny być dostosowane do celu festiwalu i grupy docelowej. Dzięki odpowiednio dobranym dekoracjom, goście będą mogli poczuć wspaniałą atmosferę miejsca i wzmocnią swoje doznania artystyczne. A to przyciągnie jeszcze więcej osób w przyszłości.
