Zorganizowanie imprezy zamkniętej to trudne zadanie, wymagające planowania, koordynacji działań i nakładu pracy. Do zrobienia jest wiele, a ostateczny efekt musi być powalający. Nie wiesz, jak się do tego zabrać? Oto pięć prostych kroków jak zorganizować imprezę zamkniętą!
Czas
W pierwszej kolejności należy wybrać odpowiednią datę na nasze wydarzenie. Wzięte pod uwagę powinny być nie tylko prywatne plany czy inne kolidujące zobowiązania, ale także elementy takie, jak bliskość świąt czy długich weekendów, a nawet pora roku. Jednocześnie data powinna być odpowiednio odległa, aby goście mogli zarezerwować sobie czas.
Miejsce
Kiedy mamy już datę, przychodzi pora na wybór odpowiedniej lokalizacji. Musimy zastanowić się, ile osób planujemy zaprosić, a także jakie wnętrze nas interesuje pod względem estetycznym i praktycznym. Czy nasza impreza zamknięta będzie eleganckim bankietem? A może kameralną konferencją? Takie kryteria wpłyną na to, czy zdecydujemy się na salę konferencyjną w hotelu, a może wybierzemy salę bankietową. Musimy także zdecydować, czy nasza impreza odbędzie się na miejscu, czy może będzie wyjazdowa, by dodatkowo cieszyć się górskimi widokami albo morskim powietrzem.
Plan imprezy – atrakcje i catering
Gdy to, co najbardziej podstawowe mamy już ustalone, czas zdecydować o atrakcjach i zbudować program. Wybór jest ogromny: poprzez grupowe zabawy, po pokazy laserowe czy pirotechniczne, jeśli mamy dostęp do otwartej przestrzeni. Ważne, żeby dopasować atrakcje to oczekiwań i zainteresowań swoich gości oraz do okazji, z jakiej organizujemy imprezę zamkniętą.
Niezwykle istotne jest ułożenie menu. Upewnijmy się, że będą w nim dostępne także opcje wegetariańskie i wegańskie. Najlepiej będzie powierzyć jadłospis profesjonalnej firmie cateringowej.
Zaproszenia
Wiemy już, kiedy i gdzie odbędzie się organizowana przez nas impreza zamknięta. Najwyższa pora zaprosić gości. W dobrym guście jest rozesłanie zaproszeń, zwłaszcza jeśli planujemy eleganckie przyjęcie. Zaproszenia te muszą być estetyczne w swojej formie. Do zaproszenia dołączmy plan atrakcji, jeśli na jakieś się zdecydowaliśmy. Możemy poprosić o potwierdzenie swojej obecności.
Profesjonalna obsługa
Jest jeszcze jeden element, o którym nie wolno zapomnieć – obsługa w trakcie wydarzenia. Kelnerzy, konferansjer, prowadzący atrakcje: wszyscy muszą reprezentować najwyższy profesjonalizm. Nie chcemy przecież, by po trudach przygotowań impreza okazała się klapą. Warto więc upewnić się, że wszystko będzie doskonałe.
Brzmi prosto? Być może. W rzeczywistości jednak organizacja imprezy zamkniętej to wyzwanie, któremu niewielu jest w stanie podołać. Na szczęście istnieje Whatevent, który jest gotowy zorganizować wszystko, zrealizować starania klienta oraz zadbać o najdrobniejsze szczegóły.
