Szeroko pojęta organizacja eventów – dlaczego jest tak ważna?

2020-06-01T17:44:03+00:0001 czerwca 2020|Imprezy tematyczne|

Organizacja eventów.

Organizacja imprez, to narzędzie kształtowania wizerunku firmy. Głównym celem i założeniem organizatora eventu jest przyciągniecie uwagi grupy docelowej. Imprezy mogą być tworzone na różną skalę, w zależności od budżetu i wielkości firmy. Oryginalnie zorganizowane wydarzenie w niekonwencjonalny sposób umożliwia przedstawienie firmy, marki i produktu ciekawymi metodami. Służy zacieśnieniu więzi i integracji przybyłych gości. Warto pamiętać, że im ciekawsze wydarzenie tym więcej osób na nie przybędzie i na dłużej zostanie zapamiętane. Wyróżnić możemy kilka przykładów pojęć eventowych:

  • Wydarzenia biznesowe – służą poprawie komunikacji między pracownikami, kontrahentami, mają na celu budowanie pozytywnych relacji międzyludzkich, mogą to być konferencje, targi, imprezy integracyjne.
  • Incentive travel – czyli wyjazdy motywacyjne, mające na celu podniesienie morale pracowników i innych struktur w firmie, są tą z reguły prestiżowe wycieczki zagraniczne, bankiety, jest to forma nagrody i wyróżnienia za ciężką pracę dla firmy.
  • Special events – czyli wydarzenia specjalne, organizowane okolicznościowo, są tą z reguły imprezy rozrywkowe w celu polepszenia komunikacji z Klientem, wyróżniane są tutaj happeningi, imprezy promocyjne, spotkania biznesowe, koncerty.
  • Institutional events, – czyli wydarzenia organizowane przez władze dla ogółu społeczeństwa, są tą różnego rodzaju festyny, jubileusze, wybory, koncerty, sympozja naukowe.

Przedstawione cztery punkty, to tylko jedne z kluczowych eventów organizowanych przez przedsiębiorstwa. Rodzajów eventów jest wiele i ich struktura i scenariusz uzależniony jest od naszej inwencji twórczej, możliwości finansowych i grupy docelowej, do której ma być on skierowany.

Czy organizacja eventu to prosta sprawa?

Zorganizowanie wydarzenia, to nie zdecydowanie ciężki kawałek chleba. To szereg zadań wymagających skrupulatnej realizacji, aby wszystkie elementy wyglądały tak jak na zaplanowanym wcześniej scenariuszu. W końcu mamy zachwycić naszych pracowników, klientów i innych gości, a nie wystraszyć. Głównym i najważniejszym elementem, na który musimy zwrócić uwagę zabierając się za organizacje jest określenie celów i rozpoznanie potrzeb,: Co chcemy osiągnąć? Do kogo chcemy trafić?, także ocena naszych możliwości, głównie finansowych. Założenie budżetu przez bardzo ułatwia pracy twórcom agencji, ponieważ wiedzą, z czego mogą skorzystać i jaki rozmach ma mieć dane przedsięwzięcie. Przygotowując scenariusz musimy zwrócić szczególną uwagę, na takie elementy jak:

  • Ustalenie budżetu.
  • Organizacja miejsca eventu. Przestrzeń musi być dopasowana do ilości gości, budżetu, a także mieć dogodny dojazd dla uczestników.
  • Określenie części merytorycznej, czyli programu artystycznego, np. pokazy kuchni molekularnej.
  • Scenografia eventowa wydarzenia – czyli plastyczno-techniczna oprawa.
  • Nagłośnienie i oświetlenie.
  • Odpowiedź na pytanie, czy ma być muzyka i jeśli tak, to, jaka?
  • Organizacja zaplecza technicznego. Mamy tu na myśli zaproszenia, transport gości, nocleg, catering, materiały reklamowe, jak transparenty czy tablice informacyjne.
  • Zapewnienie bezpieczeństwa, jeśli będzie to impreza masowa. Mówimy tutaj o ochronie osób i mienia, zapleczu medycznym, policji.
  • Przygotowanie raportu realizacji eventu, zawierające informacje o wykonanych działaniach, możliwych brakach lub błędach technicznych, a także w trakcie imprezy określenie atrakcyjności imprezy.

W ramach urozmaicenia imprezy na wydarzenie warto zaprosić VIP-y, gwiazdy, np. aktora, który może poprowadzić nam całe wydarzenie, odegra rolę konferansjera lub konferansjerki. Często imprezy pracownicze składają się z części rozrywkowej i szkoleniowej, dlatego również trzeba pomyśleć o atrakcjach, a także o materiach szkoleniowych dla pracowników. Szkolenie możemy poprowadzić konferansjer.

Jakie są jeszcze formy eventów?

  1. Bankiety i bale karnawałowe
  2. Jubileusze i otwarcia
  3. Imprezy plenerowe
  4. Integracje pracownicze, wyjazdy motywacyjne
  5. Pikniki rodzinne, firmowe
  6. Konferencje
  7. Festyny i koncerty
  8. Pokazy i wystawy
  9. Imprezy i wieczory tematyczne
  10. Eventy dla dzieci
  11. I kilka innych form eventowych.

Organizowanie tych wydarzeniach stało się bardzo modnym i alternatywnym sposobem na formę:

-podziękowania
-pozyskania nowych klientów
-dobrą zabawę i rozrywką
-integrację uczestników spotkania
-wyciągnięcia ludzi na świeże powietrze
-zapoznanie się z formami kulturowymi.

Dla większości osób dobrze zorganizowany event to moc atrakcji i niezapomniane przeżycia, a także możliwość poznania nowych ludzi bądź zżycia się z tymi już poznanymi. Dla firm jest to możliwość pokazania się na rynku, wzmocnienie relacji, pokazanie dobrej twarzy marki. To główne powody, dla których warto organizować imprezy eventowe.

 

Call Now ButtonSKONTAKTUJ SIE